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¿Cómo usar Gmail? 20 trucos para sacar el máximo provecho al correo de Google

En el 2004 debutó uno de los servicios más utilizados de los últimos años: Gmail. Conocido en el Reino Unido como Google Mail por temas legales, este servicio gratuito de correo electrónico de Google dejó el estado en Beta junto a otros servicios para considerarse finalmente terminado en el 2009.

Luego de muchos años, hasta el día de hoy existen muchas preguntas sobre Gmail: ¿cómo borro los mensajes? ¿Cómo extiendo mis GB en el Drive? ¿Por qué me llega tanto Spam? ¿Cómo bloqueo que me envíen spam en mi bandeja de Gmail? Aquí respondemos estas preguntas y mucho más con los mejores trucos, tips y recomendaciones.

Debido a la constante actualización de Gmail, puede que algunos de estos trucos dejen de funcionar en el futuro, pero aun así la gran mayoría debería ser muy útil por si no los conoces. A continuación, una gran lista de trucos y tips para que utilicen el correo de Google de la mejor manera posible.

1. ATAJOS DEL TECLADO

Esta es la lista más útil en el momento de utilizar Gmail o algunas de sus extensiones. Los “shortcuts” son atajos increíbles para realizar acciones más rápido gracias al teclado:

Para redactar correos y en el chat:
Shift + Esc : Destacar la ventana principal
Esc : Destacar el chat o redacción más reciente
Ctrl + . : Ir al chat o redacción siguiente
Ctrl + , : Ir al chat o redacción anterior
Ctrl + Intro> : Enviar
Ctrl + Shift + c : Añadir destinatarios a Cc
Ctrl + Shift + b : Añadir destinatarios a Cco
Ctrl + Shift + f : Acceder a dirección de remitente personalizada
Ctrl + k : Insertar un enlace
Ctrl + ; : Ir a la palabra anterior con errata
Ctrl + ‘ : Ir a la palabra siguiente con errata
Ctrl + m : Abrir sugerencias de ortografía

Cambiar el formato:
Ctrl + Shift + 5 : Fuente anterior
Ctrl + Shift + 6 : Siguiente fuente
Ctrl + Shift + – : Reducir el tamaño del texto
Ctrl + Shift + + : Aumentar el tamaño del texto
Ctrl + b : Negrita
Ctrl + i : Cursiva
Ctrl + u : Subrayado
Ctrl + Shift + 7 : Lista numerada
Ctrl + Shift + 8 : Lista con viñetas
Ctrl + Shift + 9 : Citar
Ctrl + [ : Reducir sangría
Ctrl + ] : Aumentar sangría
Ctrl + Shift + l : Alinear a la izquierda
Ctrl + Shift + e : Centrar
Ctrl + Shift + r : Alinear a la derecha
Ctrl + Shift + , : Configurar de derecha a izquierda
Ctrl + Shift + . : Configurar de izquierda a derecha
Ctrl + \ : Eliminar formato

Enlaces entre bandejas:
g y después i : Ir a Recibidos
g y después s : Ir a Conversaciones destacadas
g y después t : Ir a Enviados
g y después d : Ir a Borradores
g y después a : Ir a Todos
g y después c : Ir a Contactos
g y después k : Ir a Tareas
g y después l : Ir a etiqueta

Selección de conversaciones
* y después a : Seleccionar todas las conversaciones
* y después n : Eliminar selección de todas las conversaciones
* y después r : Seleccionar conversaciones leídas
* y después u : Seleccionar conversaciones no leídas
* y después s : Seleccionar conversaciones destacadas
* y después t : Seleccionar conversaciones sin destacar

Navegación en Gmail:
u : Volver a la lista de conversaciones
k / j : Conversación más reciente/anterior
o o Intro : Abrir conversación; ampliar/minimizar conversación
p / n : Leer mensaje anterior/siguiente
` : Te lleva a la siguiente sección de Recibidos.
~ : Te lleva a la anterior sección de Recibidos.

Aplicación:
c : Redactar
d : Redactar en una pestaña (solo en la nueva interfaz)
/ : Buscar mensaje
q : Buscar contactos de chat
. : Abrir el menú Más acciones
v : Abrir el menú Mover a
l : Abrir el menú Asignar la etiqueta
? : Abrir la ayuda de las combinaciones de teclas

Acciones en general:
, : Cambia el cursor a la barra de herramientas
x : Seleccionar conversación
s : Destacar/rotar entre superestrellas
y : Eliminar etiqueta
e : Archivar
m : Silenciar la conversación
! : Marcar como spam
# : Eliminar
r : Responder
Shift + r : Responder en una ventana nueva
a : Responder a todos
Shift + a : Responder a todos en una ventana nueva
f : Reenviar
Shift + f : Reenviar en una ventana nueva
Shift + n : Actualizar la conversación
] / [ : Eliminar la conversación de la vista actual e ir a anterior/siguiente
} / { : Archiva la conversación y dirige a la conversación anterior/siguiente
z : Deshacer última acción
Shift + i : Marcar como leído
Shift + u : Marcar como no leído
_ : Marca como no leídos los mensajes a partir del seleccionado.
+ o = : Marcar como importante
- : Marcar como irrelevante
; : Mostrar toda la conversación
: : Ocultar toda la conversación
Shift + t : Añadir conversación a Tareas

En Hangouts:
h y después m : Mostrar menú
h y después a : Mostrar conversaciones archivadas
h y después i : Mostrar solicitudes de conversaciones
h y después c : Concentrarse en la lista de conversaciones
g y después p o h y después p : Abrir teléfono

2. DEJAR DE RECIBIR SPAM

Normalmente nuestros correos se tienen a llenar de correo basura y, como no es costumbre, esos correos se mantienen en nuestra bandeja llenando el espacio que podría ser utilizado para otros correos importantes.

Al momento de recibir estos correos, el error que muchas personas cometen es el de eliminarlo automáticamente o enviar directamente el correo a la carpeta de Spam. Sin embargo, el utilizar la función de “Bloquear a…” es mucho más útil para dejar de recibir este tipo de correos.

3. CONFIGURAR LA BANDEJA DE ENTRADA

¿Cansado de ver las mismas bandejas o quieres modificarlas? Es más fácil de lo que crees. Gmail tiene la función de agregar bandejas o modificar las que ya tienes solamente presionando el botón “+”. Aquí podrás cambiar o sumar las bandejas que necesites para organizar tu correo electrónico.

4. ETIQUETAS PARA LOS CORREOS

Ya sea por trabajo, escuela, universidad o incluso en algunas familias que tienen costumbre, nuestra bandeja se comienza a llenar de correos que de ahí no sabemos cómo organizarlos.

La mejor opción para hacerlo es a través de las etiquetas, que nos permiten crear un tipo de carpetas virtuales para sumar las que necesitemos. Además, estas permiten tener subetiquetas, para organizar dentro de una misma etiqueta otras más.

5. CANCELA EL ENVÍO DE UN CORREO

Más de uno de nosotros de seguro ha enviado un correo por error o no terminado, enviando otro de manera automática con el archivo que se nos olvidó adjuntar o con la información extra que no pusimos en el primero.

Muy pocos saben que se puede programar un “retraso” en el envío de correos para verificarlos por unos segundos antes que se envíe oficialmente. Para ello, debemos ingresar a la opción de configuración de Gmail, en General y en la opción “Deshacer el envío” programar el retardo desde 5 hasta 30 segundos. Definitivamente muy útil.

6. FILTROS EN EL CORREO

Así como podemos crear etiquetas para los correos que ya tenemos, también podemos crear filtros para aquellos correos que entren en nuestra bandeja de recibidos. De esta manera, podemos organizar nuestros correos filtrándolos por aquellos que sean de familiares, por los que tengan archivos adjuntos o por cualquier filtro que creamos conveniente.

Para hacerlo, debemos ir al menú de configuración y utilizar la opción de “Filtros”. Allí veremos algunos que han sido creados por defecto, pero que podrán ser modificados o eliminados según nuestra conveniencia.

7. LAS ESTRELLAS DE PRIORIDAD

Otra manera muy útil para organizar nuestros correos en el correo de Gmail, es utilizar las estrellas de prioridad. Estas aparecen por defecto cuando recibimos un correo, pero a veces un solo nivel de prioridad no es suficiente para todos los correos que recibimos a diario.

Es por ello que en el menú de configuración podemos elegir hasta tres configuraciones de hasta cuatro estrellas diferentes u otros símbolos de Google.

8. SINCRONIZAR MÁS DE UNA CUENTA DE GMAIL

Si tienes más de un correo de Gmail o quieres organizar otros correos al mismo tiempo que el tuyo, puedes hacerlo desde una misma bandeja. En la pestaña de Cuentas e importación, podrás ver la opción que dice “Añadir otra dirección de correo tuya”. Además, te permite configurar cuál de esos correos utilizar como defecto para enviar correos.

9. UTILIZAR OTROS CORREOS CON GMAIL

A pesar que en la versión web es más complicado, la Aplicación para móviles permite sincronizar más de un correo con el aplicativo independientemente si es Gmail, Outlook o cualquier otro correo que sea POP3 o IMAP.

En ajustes de la aplicación, podrás elegir la opción de “Añadir cuenta”, que te permite agregar los correos que necesites en Gmail.

10. TEMA PERSONALIZADO EN GMAIL

¿Quieres tener un aspecto personalizado en tu Gmail? La opción de Temas te permite hacerlo. Una vez que lo hagas, podrás elegir de los que tengas disponibles de manera predeterminada en una ventana emergente o crear tu propio tema con una foto propia.

11. EL TRUCO DEL “+” EN TU CORREO

Muy poca gente sabe que Gmail ignora todo lo que viene luego del símbolo de suma en los correos electrónicos. Esto significa que si se envía un correo a “elcorreo+spam@gmail.com”, se enviarán al correo “elcorreo@gmail.com”.

Al principio este truco no parece muy útil, pero cuando tienes que registrarte en algún lugar donde sabes que te enviarán muchos correos de spam, podrás filtrarlos con lo que pongas luego del “+” y así eliminarlos automáticamente en tu Gmail.

12. LOS “.” TAMPOCO SE RECONOCEN

Así como lo lees. Los puntos que utilices en el correo tampoco son reconocidos por Gmail por lo que también podrás utilizar diferentes combinaciones de correos para registrarte en páginas webs que podrían enviarte spam.

De esta manera, “elcorreo@gmail.com” será igual que “e.l.c.o.r.r.e.o@gmail.com” o cualquier combinación que se te ocurra.

13. CREAR TAREAS CON LOS TÍTULOS DE LOS CORREOS

Gmail da la opción de crear una lista de tareas con títulos de correos. Esto puede servir si recibes muchos coreos de prioridad alta y necesitas tenerlos organizarlos todos para revisarlos más tarde.

Lo único que tienes que hacer es abrir el menú del “Más” y elegir la opción de “Añadir a las tareas”. Desde aquí podrás marcarlas como hechas, pendientes o borrarlas una vez termines de revisarlas.

14. LOS COMANDOS DE BÚSQUEDA

Fueron implementados hace mucho tiempo, pero aún la gente desconoce que puede filtrar en el buscador de correos por nombre, por dirección de correo o por cualquier término de búsqueda que necesites para encontrarlos.

Aquí te facilitamos la lista completa de filtros proporcionados por el mismo Google:

15. CANCELAN LAS SUSCRIPCIONES

A veces no nos damos cuenta, pero poco a poco nuestro correo puede ser suscrito a varios sitios que envían diferentes correos con publicidad o con actualizaciones de páginas que no queremos recibir.

En el momento de recibir uno de estos correos, tendremos la opción a la derecha del correo remitente de “cancelar suscripción”. De esta manera, podremos proteger nuestro Gmail de que se llene de correos innecesarios.

16. INDICADORES PERSONALES

¿Cansado de recibir correos que son parte de una cadena masiva? Activando los indicadores en la pestaña “General” del menú podrás ver > o >> en caso se envíe un correo a un grupo de personas o solamente a ti. De esta manera, podrás identificar automáticamente cuales son cadenas de spam.

17. ¿DESDE DÓNDE Y CUÁNDO SE ACCEDE A MI CUENTA?

Para descubrirlo, deberemos ir a la información detalla que se encuentra abajo a la derecha de la bandeja de entrada. Allí descubriremos todos los inicios de sesión que ha tenido nuestra cuenta, la IP, el lugar de inicio de sesión y durante cuánto tiempo se hizo el login de la cuenta.

Con esta información podremos saber si están entrando a nuestra cuenta desde una locación desconocida o si nos hackearon de alguna manera.

18. HACER UNA COPIA DE SEGURIDAD

Si no quieres perder todos tus correos si algo pasa con tu cuenta, entonces lo mejor es que hagas un respaldo. Para ello, el mismo Gmail te ofrece la opción para descargar algunos correos o todos los que se encuentran en tu bandeja de entrada.

19. CONTESTADOR AUTOMÁTICO

En caso tengas que salir de viaje o estés de vacaciones y no quieres saber nada sobre los correos en tu Gmail, puedes programar un contestador automático para responder cualquier correo que te llegue.

Esto lo podrás hacer desde el menú de configuración en la pestaña “General”. Aquí, en la opción de “Respuesta automática” tendrás que escribir qué mensaje recibirán aquellos que te escriban desde qué periodo de tiempo.

20. CONSULTAR TU CORREO SIN CONEXIÓN

Existe una extensión de Google Chrome que te permite revisar tu correo sin necesidad de estar conectado a Internet. Lo que hace es programar todo lo que has hecho en esta versión de Gmail sin conexión una vez te conectes nuevamente. Así podrás escribir correos, leer mensajes o claves y mucho más con esta extensión sin necesidad de Internet.